Archiwum Państwowe w Kielcach - Udostępnianie

Udostępnianie

• Formularze do pobrania
• Bazy danych
• Cennik usług archiwalnych
• Mikrofilmy

Czytelnia Akt

Materiały archiwalne udostępniane są użytkownikom wyłącznie w Czytelniach Akt.

Czytelnie Akt Archiwum Państwowego w Kielcach i Oddziału w Sandomierzu czynne są w miesiącach
od września do czerwca:

a) w Archiwum Państwowym w Kielcach w:

poniedziałek, czwartek – od 8.00 do 17.45,

wtorek, środa, piątek – od 8.00 do 15.00,

b) w Oddziale Zamiejscowym w Sandomierzu w:

poniedziałek – piątek - od 8.00 do 15.00.

Od 1 lipca do 31 sierpnia Czytelnie Akt czynne są od poniedziałku do piątku w godzinach od 8.00 do 15.00.

Rewersy przyjmowane są najpóźniej na 15 minut przed zamknięciem Czytelni Akt

Wszystkie materiały archiwalne udostępniane w Czytelniach Akt muszą być zewidencjonowane
tj. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu ustala się maksymalną liczbę materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia na 10 jednostek aktowych. W uzasadnionych przypadkach (mała ilość użytkowników i zamówień) kierownicy Oddziałów odpowiedzialnych za udostępnianie akt mogą wyrazić zgodę na udostępnienie większej ilości jednostek (maksymalnie do 5 j.a.).

Wszystkie materiały archiwalne udostępniane w pracowni naukowej muszą zostać wcześniej spaginowane. Archiwalia niespaginowane udostępnione zostaną nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia zamówienia.

UWAGA!

Nie udostępnia się:

a) materiałów archiwalnych, z których sporządzono reprodukcje użytkowe – mikrofilmy, skany,

b) materiałów archiwalnych będących w stadium opracowania archiwalnego,

c) materiałów podlegających skontrum, digitalizacji, zabiegom konserwatorskim, przemieszczeniom zasobu lub innym działaniom wymagającym ich czasowego wyłączenia,

d) materiałów będących w złym stanie zachowania.

Ograniczenia w udostępnianiu mogą wynikać również z ograniczeń prawnych, dotyczyć mogą również np. ochrony danych osobowych, tytułu własności, danych jednostkowych itp.

Udostępnione materiały archiwalne, mogą być odpłatnie reprodukowane w postaci kserokopii, skanów lub fotografii cyfrowej wg obowiązującego w Archiwum Cennika usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Kielcach, dostępnego w Czytelniach Akt.

Zasób Archiwum Państwowego w Kielcach udostępniany jest w Czytelniach Akt, w oparciu o Zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Dokładne unormowania dotyczące korzystania z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej Archiwum Państwowego w Kielcach zawarte są w Regulaminie korzystania z materiałów archiwalnych dostępnych w Czytelniach Akt.

Korzystający z archiwaliów, po zapoznaniu się z regulaminem korzystania z materiałów archiwalnych, składa zgłoszenie użytkownika oraz ewentualne pełnomocnictwa i upoważnienia. Następnie samodzielnie na podstawie inwentarzy lub spisów wybiera potrzebne jednostki archiwalne. Zamawia je wypełniając jeden rewers na jedną jednostkę archiwalną.

Rewersy wraz z wypełnionym Zgłoszeniem można przesłać także faksem, pocztą tradycyjną lub elektroniczną –  Kielce: czytelnia@kielce.ap.gov.pl oraz Sandomierz: sandomierz@kielce.ap.gov.pl. Otrzymanie przez Archiwum rewersów do realizacji musi nastąpić minimum 2 dni przed terminem, na jaki ma być ono przygotowane). Gdy rewersy nie będą dostarczone z wyprzedzeniem, będą one, realizowane wg kolejności ich wpływów w danym dniu.

Archiwum przeprowadza kwerendy (poszukiwania akt) do celów urzędowych– prawno administracyjnych, wydając uwierzytelnione odpisy, wypisy, reprodukcje i zaświadczenia
z przechowywanych materiałów na umotywowane wystąpienie klienta lub jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego podanie w tym przypadku powinno zawierać co najmniej:

Wskazanie osoby wnoszącej podanie (Imię i nazwisko)

Adres osoby wnoszącej podanie

Treść żądania [informację dotycząco twórcy poszukiwanego dokumentu, datę (rok, zakres lat) jego wystawienia lub inne informacje umożliwiające jego odszukanie]

Podpis osoby wnoszącej podanie

ewentualnie inne elementy wymagane przez przepisy szczególne.

Archiwum przeprowadza także poszukiwania genealogiczne oraz poszukiwania dokumentów własnościowych. Poszukiwania genealogiczne i własnościowe prowadzone są odpłatnie, zgodnie
z obowiązującym cennikiem.

Z opłat zwolnione są jedynie podania o poszukiwanie akt do celów odszkodowawczych i emerytalno-rentowych.

W związku z pytaniami dotyczącymi terminów realizacji kwerend napływających do Archiwum informujemy, że w pierwszej kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza zakresem administracji publicznej,
a w konsekwencji nie mają do nich zastosowania przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów i są wykonywane na zasadach umowy cywilnoprawnej między zamawiającym
a wykonawcą. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. W chwili obecnej czas realizacji usługi może sięgać 2 miesięcy.

Archiwum Państwowe w Kielcach zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych
ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, braku danych lub, gdy wynika z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.