Archiwum Państwowe w Kielcach - Udostępnianie

 

Czytelnia Akt

Materiały archiwalne udostępniane są użytkownikom tylko w Czytelniach Akt.

Czytelnie Akt Archiwum Państwowego w Kielcach i Oddziału w Sandomierzu czynne są:

a) w Archiwum Państwowym w Kielcach:

poniedziałek – piątek - od 8.30 do 15.00

b) w Oddziale Zamiejscowym w Sandomierzu:

poniedziałek – piątek - od 8.30 do 15.00.

 

Rewersy (wypełnione dokumenty potwierdzające wypożyczenie materiałów archiwalnych do Czytelni Akt. Na ich podstawie osoba wypożyczająca dokumenty zobowiązana jest do ich zwrotu) przyjmowane są najpóźniej na 15 minut przed zamknięciem Czytelni Akt.

Wszystkie materiały archiwalne udostępniane w Czytelniach Akt muszą być zewidencjonowane tj. wyposażone w środki ewidencyjne, które umożliwiają identyfikację poszczególnych jednostek archiwalnych.

Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu ustalono maksymalną liczbę materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia
 na 10 jednostek aktowych. W uzasadnionych przypadkach (mała ilość użytkowników i zamówień) kierownicy Oddziałów odpowiedzialnych za udostępnianie akt mogą wyrazić zgodę na udostępnienie większej ilości jednostek (maksymalnie do 5 j.a.).

Wszystkie materiały archiwalne udostępniane w pracowni naukowej muszą zostać wcześniej spaginowane (ponumerowane strony). Archiwalia niespaginowane (nie ponumerowane strony) udostępnione zostaną nie później niż w ciągu 7 dni od złożenia zamówienia.

Nie udostępnia się:

a) materiałów archiwalnych, z których sporządzono reprodukcje użytkowe – mikrofilmy, skany

b) materiałów archiwalnych będących w trakcie opracowania archiwalnego

c) materiałów podlegających skontrum (kontrola zbiorów archiwalnych przeprowadzana w oparciu o istniejący inwentarz lub inną pomoc ewidencyjną mająca na celu ustalenie stanu faktycznego zbiorów i ujawnienie braków - porównuje się zapis w inwentarzu z zasobem archiwalnym na półkach), digitalizacji (prowadzenie do pamięci komputera tradycyjnych, drukowanych lub rękopiśmiennych materiałów archiwalnych w postaci danych cyfrowych metodą skanowania), zabiegom konserwatorskim (działania mające na celu zabezpieczenie i utrwalenie substancji zabytku, zahamowanie procesów jego destrukcji oraz dokumentowanie tego procesu. Podstawowym celem prowadzenia prac konserwatorskich jest ocalenie materii i formy obiektu zabytkowego dla przyszłych pokoleń), przemieszczeniom zasobu lub innym działaniom wymagającym ich czasowego wyłączenia

d) materiałów będących w złym stanie zachowania

Ograniczenia w udostępnianiu mogą wynikać również z ograniczeń prawnych, dotyczyć mogą również np. ochrony danych osobowych, tytułu własności, danych jednostkowych itp.

Z udostępnionych materiałów archiwalnych za odpłatnością mogą zostać wykonane kserokopie, skany lub fotografie cyfrowe według obowiązującego w Archiwum Cennika usług świadczonych przez Archiwum Państwowe w Kielcach, dostępnego w Czytelniach Akt.

Zasób Archiwum Państwowego w Kielcach udostępniany jest w Czytelniach Akt, w oparciu o Zarządzenie nr 24 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2017 r.
w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych.

Aktualne unormowania dotyczące korzystania z materiałów archiwalnych w Czytelni Akt Archiwum Państwowego w Kielcach zawarte są w Regulaminie korzystania z materiałów archiwalnych dostępnych w Czytelniach Akt.

Wypełnione Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego  oraz rewersy prześlij pocztą elektroniczną, na e – mail: czytelnia@kielce.ap.gov.pl lub pocztą tradycyjną (Archiwum Państwowe w Kielcach, ul. J. Kusocińskiego 57, 25 – 045 Kielce). Możesz także wypełnić je osobiście w Czytelni Akt.

Archiwum Państwowe w Kielcach informuje, że na zlecenie wnioskodawcy przeprowadza kwerendy (poszukiwania akt) do celów urzędowych – prawno administracyjnych, wydając uwierzytelnione kserokopie,  odpisy, wypisy i zaświadczenia z przechowywanych materiałów archiwalnych, na umotywowane wniosek klienta lub jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego podanie powinno zawierać:

- wskazanie osoby wnoszącej podanie (imię i nazwisko)

- adres osoby wnoszącej podanie (nazwa ulicy, nr domu lub mieszkania, kod pocztowy miejscowości, nazwa miejscowości)

- treść wniosku [informacje dotyczące twórcy poszukiwanego dokumentu (np., nazwa instytucji lub osoby, która wytworzyła poszukiwany dokument, datę (rok, zakres lat) jego wystawienia lub inne informacje umożliwiające jego odszukanie]

- podpis osoby wnoszącej podanie

- ewentualnie inne elementy wymagane przez przepisy szczególne

 

Archiwum przeprowadza także poszukiwania genealogiczne oraz poszukiwania dokumentów własnościowych. Poszukiwania genealogiczne i własnościowe prowadzone są odpłatnie, zgodnie z obowiązującym cennikiem.

Z opłat zwolnione są jedynie podania dotyczące poszukiwania akt do celów odszkodowawczych i emerytalno-rentowych.

Archiwum Państwowe w Kielcach informuje, że w związku z pytaniami dotyczącymi terminów realizacji kwerend (podań) wpływających do Archiwum, w pierwszej kolejności realizowane są podania dotyczące spraw prawno-administracyjnych, skutkujące wydaniem dokumentów potrzebnych w obrocie prawnym. Zamówienia, które nie są związane z celami urzędowymi, realizuje się poza zakresem administracji publicznej, a w konsekwencji nie mają do nich zastosowania przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego.

Kwerendy do celów nieurzędowych (w tym m.in. genealogicznych) zaliczane są do sfery działalności usługowej archiwów i są wykonywane na zasadach umowy cywilnoprawnej między zamawiającym a wykonawcą. Usługi świadczone są przez Archiwum w miarę możliwości technicznych, organizacyjnych i kadrowych. Czas ich realizacji uzależniony jest od ilości wpływających podań oraz innych, statutowych zadań Archiwum. W chwili obecnej czas realizacji usługi może wynosić do 2 miesięcy.

Archiwum Państwowe w Kielcach zastrzega sobie możliwość niepodjęcia usług archiwalnych
ze względu na zły stan fizyczny zbiorów, braku danych lub, gdy wynika z ustawowego zakazu naruszania prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.