Archiwum Państwowe w Kielcach

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej

Organy państwowe i państwowe jednostki organizacyjne oraz organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek występować do dyrektora właściwego archiwum państwowego o zgodę na zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, co wynika z zapisów art.5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2016 r. poz. 1506).

 Dnia 1 listopada 2015 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. z 2015 r., poz. 1743), które zmieniło m.in. wcześniejsze zasady sporządzania wniosków o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej.

Zgodnie z przepisami § 9 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. wniosek o wydanie zgody na brakowanie powinien zawierać w szczególności:

1)      nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

2)      nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;

3)      podstawę kwalifikowania dokumentacji niearchiwalnej;

4)      określony datami rocznymi okres, z którego pochodzi dokumentacja niearchiwalna;

5)      informację o rodzaju dokumentacji niearchiwalnej;

6)      informację o rozmiarze dokumentacji niearchiwalnej wyrażoną we właściwy dla danego rodzaju dokumentacji sposób, w szczególności w jednostkach archiwalnych, jednostkach inwentarzowych lub metrach bieżących;

7)      oświadczenie o upływie okresu przechowywania dokumentacji niearchiwalnej oraz o utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej, dla organu lub jednostki organizacyjnej, które ją wytworzyły lub zgromadziły, a w przypadku ich braku – dla organu lub jednostki organizacyjnej, które przejęły ich zadania lub kompetencje.

Do wniosku należy dołączyć  spis dokumentacji niearchiwalnej, która ma podlegać brakowaniu, osobny dla dokumentacji oznaczonej symbolami B, BE, Bc. (§ 9 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Zgodnie z zapisami § 9 ust. 4 ww. rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r., spis dokumentacji niearchiwalnej podlegającej brakowaniu powinien zawierać:

1)    pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej wnioskującej o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;

2)    pełną nazwę organu lub jednostki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna jest brakowana;

3)    datę i miejsce sporządzenia spisu;

4)    imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, która sporządziła spis;

5)    dla każdej pozycji spisu informację o:

a)  liczbie porządkowej,

b)  oznaczeniu kancelaryjnym, stanowiącym znak akt albo znak sprawy, jeżeli było stosowane,

c)  sygnaturze archiwalnej, a jeżeli nie była stosowana – informację, że spis powstał z natury,

d) tytule jednostki, który w przypadku stosowania wykazu akt powinien być złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z tego wykazu; dopuszcza się łączenie w jednej pozycji spisu jednostek o identycznym tytule,

e)  określonym datami rocznymi okresie, z którego pochodzi dokumentacja w obrębie pozycji spisu,

f)  liczbie jednostek, będących przedmiotem jednej pozycji spisu,

g)  uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek.

W przypadku gdy otrzymane dokumenty nie mogą stanowić podstawy wydania zgody, Archiwum zwraca się pisemnie lub telefonicznie o uzupełnienie wniosku.

W piśmie skierowanym do wnioskodawcy Archiwum ujmuje wszystkie zastrzeżenia odnoszące się do brakowanej dokumentacji i wzywa do stosownych wyjaśnień i uzupełnień.

Zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wydaje się w 1 egzemplarzu.

W przypadku niemożności załatwienia sprawy, Archiwum informuje wnioskodawcę o dalszej drodze postępowania.

Jednostki organizacyjne stanowiące własność prywatną jak spółki (z wyłączeniem jednoosobowych spółek skarbu państwa oraz spółek prawa handlowego których właścicielem są organy samorządu terytorialnego), stowarzyszenia, organizacje społeczne, spółdzielnie itp. mogą występować do archiwum państwowego o wydanie opinii dotyczącej brakowania.

Rozwiń Metryka

Podmiot udostępniający informację:
Data utworzenia:2017-01-17
Data publikacji:2017-01-17
Osoba sporządzająca dokument:
Osoba wprowadzająca dokument:
Liczba odwiedzin:770